Бланк опись документов для налоговой скачать

Как правильно составить опись передаваемых документов.

Передаточная опись, образец 2019. Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы: наименование организации, откуда исходит документация; наименование организации, куда передается пакет; дата составления перечня; порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет; общее количество листов для передачи; Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан. Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон. Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности. Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести: к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое; к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию. В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг: бухгалтерская отчетность; кадровые бумаги; уставная документация. Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно. Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи. Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы: порядковый номер бумаги; индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации; дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве; заголовок — должен кратко отражать суть бумаги; номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела; примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа; итоговое количество листов в передаваемом деле; дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя. Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов: Сдаточный перечень документации.

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы: крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет; срок хранения. Опись дел постоянного хранения. Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения».

Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.